Chỉnh lý tài liệu

CHỈNH LÝ TÀI LIỆU

1.  Mục đích:  

+ Chỉnh lý tài liệu  là tổ chức lại theo một phương án phân loại khoa học, trong đó tiến hành chỉnh sửa hoàn thiện, khôi phục hoặc lập mới hồ sơ, xác định giá trị, hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu và làm các công cụ tra cứu đối với phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý. Việc phân loại, chỉnh lý tài liệu giữ một vai trò quan trọng trong quản lý tài liệu lưu trữ. Thông qua việc chỉnh lý, tài liệu được tổ chức, sắp xếp một cách khoa học tạo điều kiện cho việc bảo quản an toàn và phục vụ khai thác có hiệu quả tài liệu lưu trữ ;

+ Việc chỉnh lý tài liệu phải tuân theo các qui định hiện hành về công tác lưu trữ. Nội dung cung cấp dịch vụ chủ yếu, bao gồm nhân công; vật tư, văn phòng phẩm phục vụ chỉnh lý.

 2.  Tài liệu sau khi chỉnh lý hoàn chỉnh phải đạt được các yêu cầu sau:

+ Phân loại và lập thành hồ sơ hoàn chỉnh;

+ Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu, bao gồm xác định tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn, tài liệu có thời hạn bằng số năm cụ thể và tài liệu hết giá trị cần loại ra để tiêu hủy;

+ Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu;

+ Lập các công cụ tra cứu; mục lục hồ sơ tài liệu, cơ sở dữ liệu và công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý, điều hành; cài đặt phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ và dữ liệu điện tử; hướng dẫn lưu trữ cơ quan nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử theo đúng quy định;

+ Lập danh mục tài liệu hết giá trị loại ra để tiêu hủy;

+ Làm cơ sở ưu tiên để thực hiện số hóa tài liệu – tạo lập CSDL với chi phí tối ưu trong giai đoạn phục vụ công tác chính phủ điện tử.

3.  Nguyên tắc chỉnh lý tài liệu:

+ Không phân tán phông lưu trữ; tài liệu của từng đơn vị hình thành phông phải được chỉnh lý và sắp xếp riêng biệt;

+ Khi phân loại, lập hồ sơ phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải quyết công việc;

+ Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh được các hoạt động của cơ quan hình thành tài liệu; sự liên hệ logic và lịch sử của tài liệu.

 4. Yêu cầu và Quy trình chỉnh lý tài liệu: 

+ Thực hiện chỉnh lý tài liệu theo hướng dẫn tại Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc ban hành Bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính;

+ Thực hiện đúng các bước của quy trình chỉnh lý tại Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01 tháng 6 năm 2009 của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành Quy trình “Chỉnh lý tài liệu giấy” theo TCVN ISO 9001:2000. Mô tả các bước (23 bước) cụ thể:

Bước 1. Giao, nhận tài liệu

Biên bản giao nhận tài liệu (BM-CLTLG-01)

Bước 2. Vận chuyển tài liệu từ kho bảo quản về địa điểm chỉnh lý

Bước 3. Vệ sinh sơ bộ tài liệu

Bước 4. Khảo sát và biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý

- Kế hoạch chỉnh lý (BM-CLTL-02);

- Lịch sử đơn vị hình thành thành phông, lịch sử phông (BM-CLTL-03)

- Hướng dẫn xác định giá trị tài liệu (BM-CLTL-04)

- Hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ (BM-CLTL-05)

Bước 5. Phân loại tài liệu theo Hướng dẫn phân loại

Bước 6. Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ, kết hợp với xác định giá trị tài liệu sơ theo Hướng dẫn lập hồ sơ

a) Lập hồ sơ đối với tài liệu chưa được lập hồ sơ

- Tập hợp tài liệu theo đặc trưng chủ yếu thành hồ sơ

- Biên soạn tiêu đề hồ sơ

- Sắp xếp tài liệu trong hồ sơ, loại bỏ tài liệu trùng thừa

- Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ

- Xác định tiêu đề, lý do loại đối với tài liệu hết giá trị

b) Chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ đối với tài liệu đã được lập hồ sơ nhưng chưa đạt yêu cầu

Kiểm tra việc lập hồ sơ theo những nội dung công việc quy định tại điểm a và tiến hành chỉnh sửa, hoàn thiện đối với những hồ sơ chưa đạt yêu cầu

Bước 7. Biên mục phiếu tin (các trường số: 1,2,4,5,6,7,8,9,11,13,14)

Phiếu tin và hướng dẫn biên mục phiếu tin (BM-CLTLG-06)

Bước 8. Kiểm tra, chỉnh sửa việc lập hồ sơ và việc biên mục phiếu tin

Bước 9. Hệ thống hoá phiếu tin theo phương án phân loại

Bước 10. Hệ thống hoá hồ sơ theo phiếu tin

Bước 11. Biên mục hồ sơ

a) Đánh số tờ cho tài liệu bảo quản từ 20 năm trở lên và điền số tờ vào trường số 10 của  phiếu tin

b) Viết mục lục văn bản đối với tài liệu bảo quản vĩnh viễn

c) Viết bìa hồ sơ và chứng từ kết thúc

Bước 12. Kiểm tra và chỉnh sửa việc biên mục hồ sơ

Bước 13. Đánh số chính thức cho hồ sơ vào trường số 3 của phiếu tin và lên bìa hồ sơ

Bước 14. Vệ sinh tài liệu, tháo bỏ ghim kẹp, làm  phẳng và đưa tài liệu vào bìa hồ sơ

a) Vệ sinh tài liệu

b) Tháo bỏ ghim kẹp

c) Làm phẳng tài liệu

d) Đưa tài liệu vào bìa hồ sơ

Bước 15. Đưa hồ sơ vào hộp (cặp)

Bước 16. Viết và dán nhãn hộp (cặp)

Nhãn hộp (BM-CLTLG-07)

Bước 17. Vận chuyển tài liệu vào kho và xếp lên giá

Bước 18. Giao, nhận tài liệu sau chỉnh lý

Biên bản giao, nhận tài liệu (BM-CLTLG-01)

Bước 19. Nhập phiếu tin vào cơ sở dữ liệu

Bước 20. Kiểm tra, chỉnh sửa việc nhập phiếu tin

Bước 21. Lập mục lục hồ sơ

a) Viết lời nói đầu

b) Lập các bản tra cứu bổ trợ

c) Tập hợp dữ liệu và in mục lục hồ sơ từ cơ sở dữ liệu (03 bộ)

d) Đóng quyển mục lục (03 bộ).

Bước 22. Xử lý tài liệu loại

a) Sắp xếp, bó gói, thống kê danh mục tài liệu loại (BM-CLTLG-08)

b) Viết thuyết minh tài liệu loại

c) Tổ chức tiêu huỷ tài liệu loại (thực hiện theo quy trình xử lý tài liệu loại)

d) Bổ sung tài liệu giữ lại theo kết quả thực hiện quy trình xử lý tài liệu loại  (nếu có).

Bước 23. Kết thúc chỉnh lý

a) Hoàn chỉnh và bàn giao hồ sơ phông

b) Viết báo cáo tổng kết chỉnh lý

c) Tổ chức họp rút kinh nghiệm.

 Ghi chú: Tùy theo đặc thù thì các Bộ nghành sẽ có quy trình các bước chỉnh lý tài liệu riêng cho phù hợp với tài liệu nghành, Nhưng cơ bản vẫn là 23 bước thực hiện trên.

5. Phương thức thức hiện: Tùy theo đặc thù hoạt động của các đơn vị, Trung tâm sẽ đề xuất phương án tổ chức dịch vụ chỉnh lý tài liệu theo các phương thức sau:

- Phương thức trọn gói: Trung tâm Tin học và Số hóa tài liệu tiếp nhận toàn bộ công việc từ khâu đầu đến khâu kết thúc và chuyển giao qui trình nghiệp vụ cho cán bộ của đơn vị vào thời điểm kết thúc hoạt động, đơn vị đóng vai trò giám sát và quản lý chất lượng công việc.

- Phương thức chuyên gia: Đơn vị tự thực hiện các qui trình nghiệp vụ, Trung tâm tin học và Số hóa tài liệu là người đóng vai trò chuyên gia trong việc hướng dẫn, kiểm tra và giám sát chất lượng kết quả chỉnh lý.

- Phương thức phối hợp: Trung tâm sẽ cử nhân sự có chuyên môn nghiệp vụ các chuyên gia tham gia thực hiện cùng đơn vị dựa trên các phươung án chỉnh lý tài liệu đã phê duyệt thốngnhất.  

6. Nhân sự - cam kết: Ngoài đội ngũ chuyên gia, cán bộ nhân viên có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, nhiều kinh nghiệm, tính kỷ luật cao cộng với máy móc - thiết bị hiện đại, trung tâm còn thường xuyên mời các nhà khoa học - nhà chuyên môn, nhà quản lý trong nghành lưu trữ lâu năm, các giảng viên có uy tín tại các trường các học viện tham gia chỉ đạo nghiệp vụ từ khâu đầu đến khi kết thúc; Trung tâm cũng được Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng - Bộ Khoa học và Công nghệ cấp Giấy chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO 9001:2015, giấy chứng nhận Hệ thống quản lý an toàn thông tin  TCVN ISO/IEC 27001:2019 về chỉnh lý tài liệu.

          Chúng tôi cam kết và sẵn sàng cung cấp dịch vụ chỉnh lý tài liệu cho đơn vị đảm bảo đúng qui chuẩn về mặt nghiệp vụ đối với từng loại hồ sơ tài liệu đặc thù một cách chuyên nghiệp và hiệu quả

          Sau khi chỉnh lý tài liệu trung tâm sẽ đào tạo kỹ năng thực hành cho CBNV đơn vị về nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu về nghiệp vụ lưu trữ hồ sơ công việc, cài đặt hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý – khai thác tài liệu lưu lưu trữ… có mặt kịp thời khi đơn vị có yêu cầu khắc phục sự cố hay hướng dẫn nghiệp về nghiệp vụ lưu trữ.

 7. Hình ảnh tham khảo chỉnh lý tài liệu:

TÀI LIỆU TRƯỚC KHI CHỈNH LÝ

 

THỰC HIỆN CHỈNH LÝ TÀI LIỆU

 

SẮP XẾP LÊN GIÁ KỆ- QUẢN LÝ KHAI THÁC

 

CÀI ĐẶT PHẦN MỀM - KHAI THÁC SỬ DỤNG CSDL

 

TÀI LIỆU LOẠI ĐƯA RA TIÊU HỦY

 

 

           Đơn vị có nhu cầu liên hệ: Trung tâm Tin học & Số hoá tài liệu: Nhà N3 - Nhà Khách Bộ Quốc Phòng, số 18D Cộng Hoà, Phường 4, Quận Tân Bình, Tp. Hồ Chí Minh; www.luutrutailieu.vn, Hotline 0902.668.156 hoặc email: truongvanliem@gmail.com, liên hệ Phòng Dịch vụ để được tư vấn miễn phí và cung cấp dịch vụ chỉnh lý tài liệu.

          Trân trọng cảm ơn.